Over VAEngineering

Bij VAEngineering ontwerpen en ontwikkelen we hoogtechnologische elektronische producten, van concept tot productie. Onze expertise omvat het volledige ontwikkelingstraject, waaronder systeemarchitectuur, hardwareontwerp, firmwareontwikkeling, embedded Linux, testen, certificering en productieondersteuning.

We werken voor uiteenlopende sectoren, waaronder ruimtevaart, robotica, medische technologie en consumentenelektronica. Daarbij ontwikkelen we betrouwbare producten voor veeleisende toepassingen.

Wat ons onderscheidt, is onze aanpak van engineering. We combineren gestructureerde ontwikkelprocessen, peer reviews en automatisering om kwaliteit en efficiëntie voortdurend te verbeteren. Onze ambitie is om de referentie te worden op het vlak van kwaliteit in elektronica- en firmwareontwikkeling.

Over de functie

We zoeken een nieuwe collega om onze dagelijkse bedrijfswerking te ondersteunen, met een sterke focus op financiële administratie en administratieve opvolging.

Je krijgt een gevarieerd takenpakket, van facturatie en betalingsopvolging tot office management, HR-administratie en algemene bedrijfsondersteuning.

We zoeken iemand die nauwkeurig, gestructureerd en proactief werkt, graag met cijfers bezig is en initiatief neemt om processen te verbeteren en zaken vooruit te helpen.

Jouw verantwoordelijkheden

Financiële administratie & opvolging

Verwerken en inboeken van aankoop- en verkoopfacturen.
Opmaken, controleren en administratief opvolgen van verkoopfacturen.
Opvolgen van openstaande betalingen bij klanten en achterstallige facturen.
Voorbereiden en opvolgen van betalingen en financiële documenten.
Contact onderhouden met leveranciers over ontbrekende facturen, correcties en andere financiële documenten.
Ondersteunen bij de voorbereiding van de boekhouding en samenwerken met onze externe boekhouder.
Zorgen voor een correcte, overzichtelijke en actuele financiële administratie.

Office & algemene administratie

Zelfstandig uitvoeren en opvolgen van dagelijkse administratieve taken.
Mee structureren, verbeteren en vereenvoudigen van interne administratieve processen.
Verzamelen, vergelijken en overzichtelijk verwerken van informatie ter ondersteuning van de bedrijfswerking.
Contact onderhouden met klanten, leveranciers en externe partners.
Bijdragen aan een vlotte en efficiënte dagelijkse administratieve werking.

HR & bedrijfsondersteuning

Ondersteunen bij HR-administratie en personeelsgerelateerde processen.
Onderzoeken van verloningsmogelijkheden, extralegale voordelen en mobiliteitsoplossingen.
Verzamelen en voorbereiden van informatie over loonoptimalisatie en andere HR-gerelateerde onderwerpen.
Ondersteunen bij subsidiedossiers, waaronder het verzamelen van documenten en de administratieve voorbereiding.
Onderzoeken van vereisten rond vergunningen, certificeringen, erkenningen en andere administratieve verplichtingen.
Zelfstandig informatie opzoeken, structureren en helder samenvatten ter ondersteuning van interne beslissingen.

Wie zoeken we?

We zoeken een betrouwbare en goed georganiseerde medewerker die graag structuur brengt in dagelijkse processen, vlot met financiële informatie werkt en collega's ondersteunt bij uiteenlopende bedrijfsactiviteiten.

Vereiste kennis en ervaring

Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden, met oog voor detail en nauwkeurigheid.
Affiniteit met cijfers en voldoende vertrouwen om financiële administratie zelfstandig op te volgen.
Goede kennis van Microsoft Excel en courante Office-toepassingen.
Vermogen om zelfstandig informatie op te zoeken, te vergelijken en helder samen te vatten.
Professionele communicatie met klanten, leveranciers en externe partners.
Een proactieve houding, waarbij je taken consequent opvolgt en initiatief neemt wanneer informatie ontbreekt.
Flexibiliteit en het vermogen om verschillende administratieve verantwoordelijkheden en prioriteiten te combineren.

Pluspunten

Ervaring met Exact Online of vergelijkbare boekhoud- en administratiesoftware.
Ervaring met boekhoudkundige administratie, facturatie of debiteurenbeheer.
Kennis van HR-administratie, loonverwerking of extralegale voordelen.
Ervaring met het verbeteren van administratieve werkprocessen, rapportering of bedrijfsprocessen.
Ervaring met subsidiedossiers, steunmaatregelen of andere administratieve dossiers.

Voldoe je niet aan alle vereisten? Werk je gestructureerd, ben je graag met cijfers bezig en ben je gemotiveerd om bij te leren? Dan horen we graag van je.

Wat bieden wij?

Gevarieerd takenpakket: Combineer financiële administratie met office management, HR-ondersteuning en andere bedrijfsactiviteiten.
Betekenisvolle bijdrage: Speel een belangrijke rol in een georganiseerde en efficiënte dagelijkse bedrijfswerking.
Ruimte voor verbetering: Breng ideeën aan en help onze administratieve processen efficiënter te maken.
Voortdurend bijleren: Breid je kennis uit op het vlak van financiële administratie, HR en bedrijfsvoering.
Collegiale werkomgeving: Kom terecht in een informeel en ondersteunend team waarin communicatie en kennisdeling belangrijk zijn.

Wat zijn de volgende stappen?

Om te solliciteren voor deze functie, stuurt u uw cv en motivatiebrief ter attentie van Thomas Van Aken (thomas@vaengineering.be) of klikt u op de knop "Nu solliciteren" hieronder.

Office Manager & Financiële Administratie